Proces wyboru rozwiązania obsługującego procesy ubezpieczeniowe

20 października, 2020

„Och, jaki piękny poniedziałkowy poranek! Liście się złocą i czerwienią w promieniach jesiennego słońca… Co by tu dziś zrobić? A może wdrożymy system do obsługi ubezpieczeń?” – hola, hola, to tak nie działa! To może inaczej: „Od trzech miesięcy słyszę narzekania pracowników, że obecny system informatyczny jest stary, wolno działa. Kupię im nowy, o, ten niebieski – taki ładny, ucieszą się” – o nie, nie, nie tędy droga! To z innej strony: „W ostatnim półroczu stale rosną nam koszty jednego działu, coś się tam dzieje niedobrego. Wdrożę jutro jakiś system, to na pewno sytuacja się unormuje” – jeśli naprawdę tak myślisz, to jesteś w błędzie. Chcesz mieć wymierne rezultaty, to się przygotuj!

Cel

Zacznij od zadania sobie kilku pytań: Dlaczego chcesz wprowadzić zmianę w swojej organizacji? Po co? Co konkretnie chcesz osiągnąć? Jakich rezultatów oczekujesz? W jaki sposób sprawdzisz, czy osiągnąłeś to, co chciałeś? Ile dajesz sobie czasu na uzyskanie efektów? Żeby zacząć, potrzebujesz postawić sobie cele biznesowe – długo- i krótkoterminowe.

Zdefiniuj procesy biznesowe

Określ, jakie procesy biznesowe zachodzą w Twojej organizacji, jaki jest ich przebieg, kto je wykonuje. Możesz zrobić to sam, oddelegować do tego zadania któregoś z pracowników albo zatrudnić zewnętrznego konsultanta. Każde z rozwiązań ma swoje wady i zalety. Na przykład osoba spoza Twojej organizacji będzie potrzebowała czasu na zapoznanie się z tym, jak działasz, ale jej spojrzenie będzie całościowe, neutralne, wolne od wewnątrzfirmowych sympatii i antypatii.

Określ, co należy usprawnić

Wiesz już, jakie procesy zachodzą w Twojej organizacji. Czas dowiedzieć się, gdzie i dlaczego coś nie działa, powstały nieciągłości, utworzyły się silosy. Może są takie miejsca, w których pracownicy tracą cenne godziny na proste i powtarzalne działania? Może gdzieś trzeba skrócić ścieżkę obiegu informacji? Albo wręcz przeciwnie – wydłużyć, żeby pani Krysia miała potrzebne jej dane zawsze od razu, a nie musiała się ciągle gdzieś o nie upominać i ich szukać? To jest właśnie moment, żeby poprawić te miejsca w procesach, które tego wymagają.

Wskaż, które z procesów chcesz wesprzeć systemem informatycznym

Masz plan na usprawnienie – świetnie! Teraz czas, żeby przyjrzeć się tym poprawionym procesom i wskazać, które z nich (w całości lub części) można wykonywać przy pomocy systemu informatycznego. Przygotuj spis wszystkich czynności, które chcesz przenieść „do komputera”, nadaj im priorytety – wskaż, co najbardziej pomoże Ci przybliżyć się do osiągnięcia celu, co jest niezbędne, a bez czego jesteś w stanie się obyć. Określ, jaką kwotę jesteś skłonny zapłacić za system.

Znajdź rozwiązanie

Rozejrzyj się po rynku, sprawdź, z jakich rozwiązań korzystają firmy zaprzyjaźnione i konkurencja. Wyślij zapytania do potencjalnych dostawców i nie zapomnij o nakreśleniu im kontekstu biznesowego i przedstawienia celu. Wypróbuj dostępne wersje demo. Szukaj odpowiedniego gotowego rozwiązania (produktu) lub zamów projekt dedykowany. Tutaj kluczowe elementy, na które warto zwrócić uwagę, to: czas oczekiwania na uruchomienie produkcyjne systemu, koszt i możliwość dostosowania. Jeżeli masz ograniczony budżet i zależy Ci na czasie, a cenisz stabilność rozwiązania – wybierz produkt. Jeżeli masz specyficzne wymagania i potrzebujesz indywidualnego rozwiązania, możesz poczekać i nie ograniczają Cię mocno finanse – postaw na projekt dedykowany.

Agnieszka Kukuła

Przygodę z analizą biznesową rozpoczęła ponad 10 lat temu, wspierając organizacje w procesie optymalizacji i wdrażania systemów informatycznych. Po kilku latach przeszła na drugą stronę mocy, by zasilić szeregi dostawców rozwiązań. Uczestniczyła w projektach dla podmiotów m.in. publicznych, z otoczenia biznesu, z branż FMCG, odlewniczej, smart city. Obecnie, w pełni pochłonięta tematyką ubezpieczeń, wspiera klientów VSoft.

Miłośniczka poprawnej polszczyzny. Ostatnio żywo zainteresowana tzw. prostym językiem (plain language).