'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
Nowe rekomendacje KNF dotyczące dystrybucji ubezpieczeń oznaczają, że najpóźniej od 1 lipca 2027 r. zakład powinien móc wykazać, jak nadzoruje agentów – jakie działania podjął i z jakim skutkiem.
Jak to wygląda na co dzień? Zajrzyjmy do biura Anny, opiekunki sieci sprzedaży w średniej wielkości zakładzie. Anna jest postacią wymyśloną, ale jej poniedziałek wielu z Państwa zna z własnego doświadczenia.
Dziś: skrzynka, arkusz i kalendarz
Anna zaczyna od poczty. Jedna agencja przysyła skan aneksu, druga pisze, że jej pracownica zmieniła nazwisko, trzecia pyta, czy nowa osoba może już sprzedawać. Kandydat dzwoni, bo nie wie, czy jego dokumenty dotarły. W kalendarzu miga przypomnienie: na wniosek o zmianę wpisu w rejestrze agentów zostały trzy dni z siedmiu. W arkuszu szkoleń kilka nazwisk świeci na czerwono, ale nikt nie ma pewności, czy dane są aktualne.
O jedenastej dzwoni compliance: na czwartek potrzebna jest pełna dokumentacja nadzoru nad jedną z agencji. Anna wie, że wszystko gdzieś jest – w mailach, na dysku, w segregatorze i w systemie sprzedażowym – i że zebranie tego zajmie jej resztę dnia.
Po południu odzywa się dyrektor sprzedaży: duża agencja chce w tym tygodniu wprowadzić do sprzedaży trzy nowe osoby, a ich dokumenty wciąż krążą między biurem a kurierem – choć komplet danych tych osób agencja ma od dawna we własnym systemie. Między telefonami Anna ogląda ulotkę, którą agencja przygotowała sama i od tygodnia rozdaje klientom – w zakładzie nikt jej wcześniej nie widział.
Ten sam poniedziałek w portalu OFWCA
A teraz wyobraźmy sobie ten sam dzień w portalu, który projektujemy w VSoft. Anna zaczyna od pulpitu, który pokazuje tylko to, co dziś wymaga jej uwagi – w kolejności terminów. Zmiana nazwiska nie przyszła mailem: agencja zgłosiła ją w swoim panelu, z datą i dokumentem. Portal sam wylicza termin wniosku do rejestru i przygotowuje go do wysłania, a Anna sprawdza i zatwierdza.
Kandydat nie dzwoni, bo widzi status swojej sprawy. Dostał link i kod SMS, dokumenty wgrał krok po kroku w formularzu – jeśli czegoś brakowało, otrzymał jasną informację, co trzeba uzupełnić. Upoważnienie do wykonywania czynności agencyjnych zatwierdza w panelu, a portal zapisuje tę decyzję w dokumentacji. Podpis kwalifikowany pojawia się w portalu tylko tam, gdzie wymaga go prawo: przy umowie agencyjnej i pełnomocnictwie dla agenta. Nikt nie czeka na kuriera. Nikt też nie liczy już godzin szkoleń w arkuszu: portal pilnuje ich dla każdej osoby i przypomina o zbliżającym się terminie.
Trzy nowe osoby z dużej agencji przechodzą tę samą ścieżkę równolegle, a dyrektor sprzedaży widzi, na którym są etapie i od kiedy będą mogły sprzedawać. Ta agencja nie wpisuje ich zresztą w panelu, przekazuje dane wprost ze swojego systemu, bo zakład włączył możliwość integracji przez API. Anna widzi te same sprawy w tym samym miejscu, zmienia się droga danych, a nie zakres nadzoru.
Materiały marketingowe agencji trafiają do akceptacji, zanim zobaczy je klient – jeśli coś trzeba poprawić, agencja dostaje zalecenie z terminem. Portal zauważa też, że jedna z osób od miesięcy nie zawarła żadnej umowy i podpowiada wyjaśnienie sprawy z agencją.
Gdy ktoś przestaje spełniać warunki do wykonywania czynności agencyjnych, sprzedaż zostaje wstrzymana od razu, a wniosek do rejestru czeka na zatwierdzenie. A prośba compliance? Akta agencji, czyli dokumenty, decyzje, zalecenia i historia nadzoru, są gotowe do przekazania jednym eksportem. Czwartek przestaje być problemem.
Mniej gaszenia pożarów, więcej nadzoru
Dla zarządu różnica jest prosta: zgodność z Rekomendacjami KNF przestaje zależeć od pamięci kilku osób. Terminów pilnuje portal, a nie kalendarz opiekuna. Zalecenia dla agencji mają termin, dowód wykonania i ocenę skuteczności, a to wszystko w jednym rejestrze, a nie w osobnych arkuszach. Nowi agenci szybciej zaczynają sprzedawać, a agencje mają mniej formalności.
Compliance zyskuje coś więcej niż zapis, kto co zrobił – portal w ogóle nie dopuszcza do decyzji osoby, która nie powinna jej podejmować. Sankcji dla agencji nie nakłada jedna osoba – kto inny ją proponuje, a kto inny zatwierdza. Każda decyzja ma uzasadnienie i autora. Gdy przychodzi kontrola, dowody są pod ręką, a nie w skrzynkach i segregatorach. A Anna? Zamiast przepisywać dane i szukać dokumentów, skupia się na współpracy z agencjami.
Osobny system, a nie kolejna zakładka
Portal OFWCA to nasza koncepcja osobnego systemu, a nie kolejnego modułu systemu sprzedażowego. Nadzór nad siecią ma własne terminy i własne dowody – i dlatego u Anny jest prowadzony w arkuszach obok systemu, a nie w nim. Nie powstaje jednak w próżni. VSoft od lat buduje platformę VSoft Insurance Platform dla firm leasingowych – znamy więc dystrybucję ubezpieczeń także od strony pośrednika: współpracę z agentami i agencjami, uprawnienia do produktów oraz prowizje. Wiemy, czego zakład potrzebuje od agencji i jednocześnie rozumiemy jej codzienną pracę. A od tego zależy, czy portal będzie dla niej ułatwieniem, czy kolejnym obowiązkiem.
Koncepcję rozpisaliśmy na konkretne procesy i ekrany. Chcemy rozwijać ją razem z zakładami – tak, by odpowiadała na potrzeby Państwa sieci, a nie tylko na tekst uchwały. Zaczynamy od tego, co jest niezbędne przed lipcem 2027 r., a kolejne elementy – monitoring rejestrów czy plan nadzoru według ryzyka – dodajemy wtedy, gdy sieć ich potrzebuje.
Chcesz dowiedzieć się więcej? Obejrzyj live:
Grzegorz Skulimowski
W branży IT porusza się od 20 lat, informatyk także z wykształcenia – absolwent Informatyki na Uniwersytecie Śląskim. Do zespołu VSoft dołączył w 2010 roku jako ekspert ds. jakości, następnie pełnił rolą analityka, dziś jest architektem rozwiązań biznesowych. Stanowi ogromne wsparcie na linii klient – firma specjalizując się w analizie i projektowaniu systemów informatycznych. Odpowiedzialny jest głównie za rozwój platformy ubezpieczeniowej VSoft Insurance Platform.
