Przełożenie rekomendacji 11–20 uchwały KNF nr 190/2026 na codzienną pracę wymaga uporządkowania danych, dokumentów i działań związanych z nadzorem nad agentami. Zakład powinien móc łatwo wykazać, jak prowadzi ten nadzór – jakie działania podejmuje i z jakim skutkiem.
Z czym zakłady mierzą się dziś
Informacje potrzebne do nadzoru są rozproszone w mailach, arkuszach i pamięci opiekunów agencji. Przy większej sieci trudno szybko odpowiedzieć na pytania:
- Czy każda osoba sprzedająca nasze polisy spełnia wymogi art. 19 ustawy o dystrybucji ubezpieczeń?
- Czy agencja zgłosiła zmianę danych w terminie, a my złożyliśmy na czas wniosek o zmianę wpisu?
- Co zrobiliśmy, gdy agencja nie wykonała zaleceń i czy mamy dokumentację podjętych działań?
Audyt i KNF potrzebują uporządkowanej dokumentacji. Im bardziej jest ona rozproszona, tym dłużej trwa odtworzenie przebiegu działań.
Jak VSoft wspiera nadzór
Portal pośredników gromadzi w jednym miejscu informacje i dokumenty związane z nadzorem nad agentami i OFWCA. Każda funkcja ma przypisany numer rekomendacji:
- Zgłoszenia i dane w rejestrze (rek. 11–12). System pilnuje terminów. Gdy dana osoba przestaje spełniać wymagane warunki, odbiera jej uprawnienia do sprzedaży w systemie i przygotowuje wniosek o zmianę wpisu w rejestrze agentów.
- Instrukcje, materiały, wynagradzanie i szkolenia (rek. 13–16). Kolejne wersje instrukcji z potwierdzeniami zapoznania się z ich treścią, ocena materiałów reklamowych, rejestr zasad wynagradzania i stan realizacji obowiązku szkoleniowego w całej sieci.
- Multiagencje, OC i grupy agentów (rek. 17–18). Status multiagenta i dokumenty potwierdzające zawarcie ubezpieczenia OC w jednym widoku.
- Nadzór nad OFWCA i agentami (rek. 19–20). Porównanie danych o sprzedaży z wykazem osób uprawnionych, regulamin nadzoru i karta oceny jakości dystrybucji.
- Rejestr działań korygujących i sankcyjnych (rek. 20.5–20.6). Powód podjęcia działania, termin realizacji, dowód wykonania i ocena skuteczności. Portal przechowuje dokumentację przez okres, który ustala zakład, na przykład 10 lat od zakończenia współpracy.
Agencje z własnymi systemami mogą wymieniać dane z zakładem przez API. Pozostałe pracują w panelu agencji. Zasady nadzoru, terminy i progi ustala zakład. Portal wspiera ich stosowanie i dokumentowanie. Zgodność prawną oceniają zespoły prawne i compliance.
Porozmawiajmy
Chętnie wymienimy się z Państwem doświadczeniami związanymi z nadzorem nad siecią agencyjną i porozmawiamy o tym, co działa sprawnie, a co utrudnia codzienną pracę. Wspólnie możemy przyjrzeć się procesom, które warto usprawnić przed lipcem 2027 r. i sprawdzić, gdzie portal mógłby być pomocny.
Zapraszam do kontaktu.
Magdalena Marek
Od ponad dziesięciu lat zajmuje się sprzedażą i pracą z klientami – od handlu zagranicznego po rozwiązania IT dla sektora finansowego. W VSoft współpracuje z zakładami ubezpieczeń, pomagając przekładać potrzeby biznesowe i wymagania regulacyjne na technologię, która sprawdza się w codziennej pracy. Wierzy, że dobry system powstaje wtedy, gdy technologia odpowiada na dobrze rozpoznany problem biznesowy.
