Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, czy Twój samoorganizujący się zespół terenowy wykorzystuje w pełni swoje możliwości?
Tworzyłeś analizy, zestawienia, wdrażałeś pomysły na usprawnienie ich pracy?
Dla każdego managera to chleb powszedni. Czy jednak wdrażane rozwiązania skutkowały poprawieniem efektywności, lepszą atmosferą zespołu?
W tym artykule chciałbym przeanalizować najczęstsze problemy, z jakimi borykają się managerowie Field Services Managementu, a także podzielić się doświadczeniem z wdrożeń rozwiązań, jakie realizowałem pracując w terenie oraz zarządzając zespołem.
Powszechny brak czasu
Manager na co dzień boryka się z wieloma przeciwnościami, począwszy od czasowej (lecz często niezapowiedzianej) nieobecności pracowników, poprzez problemy techniczne, na braku efektywności kończąc. Większość z tych zdarzeń wymaga większego bądź mniejszego zaangażowania, jednak na przeszkody można znaleźć szybkie rozwiązanie. Wszystko sprowadza się do odpowiednich narzędzi i wdrożonych procedur organizacyjnych. Jakie więc rozwiązania sprawdzają się najlepiej? Te najprostsze!
Manager na 5-kÄ™
Co można zrobić, by dobrze porozumiewać się ze współpracownikami?
Zadbaj o atmosferÄ™
Komunikacja, wzajemny szacunek, zaufanie – kluczem do sukcesu Twojego zespołu jest szybki przepływ informacji. Pozwól członkom komunikować swoje potrzeby, przemyślenia, sugestie. Zamknięcie się na opinię Twoich współpracowników, brak wystarczającej uwagi to krok w stronę spadku motywacji.
Deklaruj jasno oczekiwania swoje oraz organizacji
Cele, korzyści osiągane poprzez realizację tych celów, a także feedback to czynniki, które nie pozostają bez znaczenia w utrzymywaniu pozytywnej atmosfery. Są jednak na tyle ważnym aspektem komunikacji, że znalazły się jako osobny punkt. Twój współpracownik lubi wiedzieć czego od niego oczekujemy, a także co musi zrobić, by osiągnąć określone korzyści. Plan sprzedażowy, kamień milowy, wskaźnik – każdy sposób jest dobry. Osiąganie założonych celów to klucz do sukcesywności i stałej, wysokiej efektywności. Odpowiedni, sprawiedliwy, realny do osiągnięcia i jasny w zrozumieniu dla pracownika system premiowy w oparciu o zrealizowane cele to najlepsza recepta na sukces Twojego zespołu.
Dostarczaj odpowiednie narzędzia wspomagające pracę
Laptop, telefon komórkowy, samochód, karta paliwowa, pakiet office? Zależnie od rodzaju wykonywanej pracy, narzędzia mogą się różnić. Warto jednak dbać o to, by każdy z członków Twojego zespołu takowe posiadał. Jeśli pojawia się zapotrzebowanie na nowe narzędzia, warto zweryfikować, czy ich dostarczenie wpłynie pozytywnie na realizację założonych celów.
Warto też zwrócić uwagę na komfort użytkowania urządzenia lub aplikacji. Przedstawiciele handlowi, kurierzy, pracownicy sektora door2door, elektrycy, mechanicy – to branże, dla których istotna będzie szybkość działania. Uruchamianie laptopa zabiera zbyt wiele czasu, by podjąć szybkie działania. Dedykowane urządzenia do obsługi konkretnego procesu to często duży wydatek. W takim wypadku warto więc skorzystać z powszechnego urządzenia, które posiada obecnie niemal każdy – smartfona i dedykowanej aplikacji do obsługi zadań w terenie, np. VSoft Mobile Workforce – narzędzia klasy Field Service Management dostępne na urządzenia pracujące pod kontrolą Androida i iOS, dzięki któremu pracownik zaplanuje swój harmonogram dnia, zoptymalizuje trasę przejazdu pomiędzy punktami, a także zaraportuje i przekaże natychmiastowo do managera rezultat z przeprowadzonej wizyty.
Przegląd 360°
Dobry szef, to szef, który szybko dostrzega niepożądane zjawiska i sprawnie podejmuje decyzje. Aby było to możliwe, potrzebuje dostępu do danych o podległych zespołach niemal online. Najlepszym sposobem na dostarczenie takich danych jest wdrożony system zarządzający zespołem z możliwością tworzenia raportów z danych, które online pojawiają się w systemie. Dedykowane rozwiązania klasy Field Service Management są w stanie tego typu dane zbierać, dynamicznie przetwarzać, a także prezentować w przyjaznej dla użytkownika formie. Najbardziej przydatne funkcje do zarządzania zespołem terenowym dostępne m.in. w naszym produkcie to:
- Przegląd zaraportowanych zadań i akcji.
- Szybki podgląd dostępności naszych pracowników z planem dni urlopowych.
- Dostęp do kalendarza pracowników z możliwością dynamicznego planowania.
- Automatyczne przydzielanie zadań na bazie zdefiniowanych algorytmów.
- Narzędzia wspierające optymalizację dziennego planu realizacji zadań (np. poprzez tworzenie najkrótszej trasy przejazdu).
- Monitorowanie pozycji pracowników i przejechanej trasy z wyliczaniem kilometrówki.
- Raporty, np. efektywności, zrealizowanych zadań, ich czasu trwania, współczynników realizacji.
Sukces gwarantowany?
Czy kompleksowe narzędzie to gwarancja sukcesu? Z pewnością nie. Konieczne jest analizowanie danych i podejmowanie na podstawie tych analiz skutecznych decyzji. Żadne narzędzie nie da nam 100% gwarancji poprawienia efektywności, pomoże jednak, by sprawny manager za jego pośrednictwem podjął decyzje, wpływające pozytywnie na pracę zespołu.
Dawid Gębala
Gadżetomaniak, pasjonat nowych technologii i motoryzacji oraz niespełniony sportowiec. W weekend przemierza dziesiątki kilometrów po Tatrach, które pozwalają na reset głowy po ciężkim tygodniu. W VSoft PM i Product Owner produktu VSoft Mobile Workforce.
