Instytucje finansowe sporządzające sprawozdania podatkowe doskonale wiedzą, że jest to proces wymagający dużej precyzji. Wyzwania narastają zwłaszcza wtedy, gdy dane są rozproszone w różnych systemach, przepisy ulegają zmianie, a kontrole wymagają wglądu w pełną historię działań.
Utrzymanie zgodności z przepisami jest możliwe dzięki rozwiązaniom, które potrafią łączyć dane z wielu źródeł, automatycznie je weryfikować, generować gotowe deklaracje i ułatwiać audyt.
Jak systemy informatyczne wspierają compliance w sprawozdawczości?
Dobrze zaprojektowane rozwiązanie IT składa się z kilku elementów, które razem tworzą narzędzie prowadzące użytkownika od pierwszego importu danych aż po końcowy raport.
Najważniejsze funkcje systemu do sprawozdawczości podatkowej:
- Integracja danych z wielu źródeł
Import i konsolidacja danych pochodzących z różnych źródeł, takich jak pliki wsadowe, WebService czy interfejsy webowe, pozwalają na utworzenie spójnej, centralnej bazy danych niezbędnej do dalszej obsługi oraz raportowania. - Automatyczna weryfikacja i walidacja danych
System samodzielnie weryfikuje poprawność danych, sprawdzając ich zgodność z obowiązującymi przepisami, w tym poprawność adresów, numerów identyfikacyjnych oraz wymogi Ministerstwa Finansów. - Generowanie i wysyłka e-deklaracji
Automatyczne tworzenie oraz elektroniczne przesyłanie deklaracji podatkowych z jednoczesnym monitorowaniem terminów i powiadomieniami, co minimalizuje ryzyko opóźnień. - Rejestrowanie historii zmian i audyt
Dokładne zapisywanie wszystkich modyfikacji danych, wraz z informacją o autorze i czasie ich wprowadzenia, co zapewnia pełną transparentność i ułatwia procesy kontrolne. - Kontrola krzyżowa danych kontrahentów
Porównywanie informacji z rejestrów publicznych, takich jak biała lista VAT, pozwala na identyfikację potencjalnych ryzyk oraz zabezpiecza przed współpracą z nierzetelnymi partnerami. - Bezpieczne archiwizowanie i raportowanie danych
Przechowywanie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz szybkie generowanie raportów niezbędnych do audytów i analiz wewnętrznych.
- Elastyczność wobec zmian prawnych
System do sprawozdawczości powinien być zaprojektowany tak, aby wprowadzanie zmian wynikających z nowych regulacji było szybkie i bezproblemowe.
Â
Jak pokazuje raport Deloitte Tax Transformation Trends 2025, aż 40% liderów podatkowych wskazuje zgodność z przepisami jako największe wyzwanie. To wyraźny sygnał, że compliance musi być na pierwszym miejscu – a elastyczna architektura systemu jest kluczowa, by sprostać temu wymaganiu.
Jak to wyglÄ…da w praktyce?
W wielu dużych firmach dane podatkowe są rozproszone w kilku systemach, co znacznie wydłuża proces raportowania i komplikuje audyt. Wdrożenie centralnego rozwiązania IT może diametralnie odmienić ten proces – skracając czas przygotowania deklaracji, automatyzując weryfikację danych i gromadząc pełną historię działań w jednym miejscu.
Tak właśnie stało się w przypadku jednej z czołowych instytucji finansowych w Polsce. Szczegółowy opis tego wdrożenia znajduje się w naszym case study, gdzie pokazujemy drogę od złożonych wyzwań do uporządkowanego i zgodnego z prawem procesu.
Wnioski
Dzisiejsza sprawozdawczość publicznoprawna to znacznie więcej niż tylko wypełnianie deklaracji. To proces wymagający pełnej kontroli nad danymi i szybkiego reagowania na zmiany przepisów.
Bez wsparcia nowoczesnych narzędzi IT trudno utrzymać zgodność z prawem, zapewnić transparentność działań i dotrzymać terminów.
Automatyzacja, połączona z modułową budową systemu, sprawia, że raportowanie staje się nie tylko szybsze, ale i bezpieczniejsze. Firmy, które zdecydują się na takie rozwiązania, zyskują przewagę – mogą skupić się na analizie i planowaniu, zamiast na żmudnym kompletowaniu danych.
Jesteśmy na rynku od ponad ćwierć wieku. Od początku naszej przygody wiedzieliśmy, że nie chcemy być jedynie biernym dostawcą rozwiązań. Od zawsze stawiamy na wymianę wiedzy i doświadczeń. Chętnie pogłębiamy tematy, które uważamy za istotne, szczególnie w obrębie branż, z którymi współpracujemy na co dzień. Chętnie analizujemy i omawiamy zmiany technologiczne oraz dzielimy się własnymi przemyśleniami. Pokazujemy jak uczymy się na błędach i z jakich działań jesteśmy dumni.
