Wprowadzone ustawą z 10 września 2015 r. o zmianie ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2015 poz. 1649) zmiany przewidują zastosowanie od 1 lipca 2016 r. Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Zgodnie z artykułem 193a Ordynacji podatnicy prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych (czyli de facto wszystkie instytucje finansowe) będą zobligowani do przekazywania na żądanie organom podatkowym całości lub części ksiąg oraz dowodów księgowych w ujednoliconej formie elektronicznej w postaci pliku o odpowiedniej strukturze logicznej (standard XML). W dalszej części artykułu odpowiadam na pytanie co zrobić, aby dobrze przygotować się do tych zmian.

Mając na uwadze fakt, że termin 1 lipca jest nieprzekraczalnym czasem, gdy nowe regulacje podatkowe zaczną obowiązywać, należy już teraz zacząć prace nad dostosowaniem obecnie wykorzystywanych systemów informatycznych lub budową dedykowanego systemu do automatyzacji procesu tworzenia plików w formacie zgodnym z JPK.

Według szacunków przygotowywanych przez firmy doradcze, luka w VAT, czyli różnica pomiędzy tym, co powinno wpłynąć z podatku VAT do budżetu państwa, a tym co faktycznie do niego wpływa, w roku 2015 wyniosła ponad 50 mld zł, co stanowi około 3% PKB i jest najwyższa w historii. Wpływy z podatku VAT są najważniejszym źródłem dochodów budżetu państwa (prawie 50% - około 130 mld zł), a porównanie z deficytem finansów publicznych, który w roku 2015 wyniósł 55 mld zł pokazuje, jak wielkim wyzwaniem stała się konieczność uszczelnienia tejże luki.

Obecnie instytucje zobligowane są do przekazywania na żądanie organów kontroli podatkowej ksiąg podatkowych w formie elektronicznej przy użyciu np. plików PDF, które nie nadają się do analizy oraz dalszego przetwarzania w sposób zautomatyzowany. Powoduje to, że kontrole są długotrwałe, a wyniki nie zawsze satysfakcjonujące. Wprowadzenie ujednoliconego, łatwego do analizy formatu przekazywania tych danych pozwoli Ministerstwu Finansów na stworzenie odpowiednich narzędzi kontrolnych, które umożliwią nie tylko przyspieszenie kontroli i zmniejszenie kosztów funkcjonowania administracji podatkowej, ale pozwolą na ich zintensyfikowanie oraz automatyzację, a co za tym idzie zwiększą szanse na wykrycie nieprawidłowości w zakresie podatku VAT.

Według wstępnych szacunków przedstawionych przez wiceministra finansów Konrada Raczkowskiego, wprowadzenie nowych regulacji pozwoli na odzyskanie do budżetu państwa z luki w VAT w perspektywie 3 lat około 50 mld zł, co jest wartością niebagatelną.

Zgodnie z nowelą Ordynacji podatkowej nowe regulacje obejmą wszystkich podatników prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, jednakże to od wielkości organizacji zależy data rozpoczęcia ich obowiązywania. Będzie to 1 lipca 2016 r. dla dużych przedsiębiorstw w rozumieniu ustawy o swobodzie działalności gospodarczej i 1 lipca 2018 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Wymiana danych księgowych przy użyciu ujednoliconego formatu to rozwiązanie stosowane już w kilku krajach europejskich (np. Francja, Holandia, Luksemburg). Pierwszym krajem, który wprowadził taki sposób raportowania była Portugalia, co pozwoliło już w pierwszym roku obowiązywania nowego podejścia do e-kontroli podatkowej zwiększyć wpływy z VAT o 13%. Obecnie prace nad wprowadzeniem nowych regulacji oprócz Polski prowadzi także Litwa.

JPK, to ujednolicony plik w formacie XML (Extensible Markup Language) o ustalonej strukturze, która została określona w pliku XML Schema (XSD). Takie podejście daje pewność, że zakres przekazywanych informacji jest pełny, a ich format zawsze taki sam, niezależnie od organizacji, z jakiej pochodzą dane. Analogiczne podejście zostało wykorzystane przy e-deklaracjach podatkowych.

Ministerstwo Finansów pod koniec grudnia 2015 r. opublikowało projekt schematów XSD, na podstawie których przekazywane dane JPK będą walidowane pod względem kompletności oraz poprawności składniowej.

Obecna propozycja zawiera 7 schematów, które będą wykorzystywane w celach kontrolnych i są to pliki, które zawierać będą dane ksiąg rachunkowych, wyciągów bankowych, obrotu magazynowego, ewidencji zakupu i sprzedaży VAT, faktur VAT, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów.

Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów z 12 lutego 2016 r. ostateczne wzory schematów zostaną opublikowane w BIP w marcu 2016 r.

Konieczna jest weryfikacja dotychczas działających systemów informatycznych oraz procedur podatkowych pod kątem identyfikacji potrzebnych zmian, które muszą być poczynione, aby przekazywany zestaw danych w postaci JPK był zgodny z założeniami regulatora. Taka analiza ułatwi ich rozbudowę lub wdrożenie nowych narzędzi informatycznych, które od 1 lipca w sposób automatyczny pozwolą na raportowanie do MF.

Jako VSoft rekomendujemy wykonanie analizy obecnie wykorzystywanych przez podatników systemów oraz stworzenie dedykowanego systemu informatycznego, który zautomatyzuje proces zbierania, walidacji oraz agregacji danych potrzebnych do tworzenia plików w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego wraz z sygnowaniem takich danych bezpiecznym podpisem kwalifikowanym oraz wysłania ich na odpowiedni interfejs Ministerstwa Finansów.

Proponowana koncepcja działań obejmuje dwa etapy:

Analiza biznesowa w siedzibie klienta

Istotnym elementem, o który trzeba zadbać jest weryfikacja wszystkich źródeł danych oraz procedur podatkowych, które są potrzebne, by w sposób poprawny oraz niebudzący wątpliwości organów kontroli zaraportować dane w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego. Proponujemy przeprowadzenie pełnej analizy biznesowej w siedzibie klienta, która będzie obejmować zarówno identyfikacje wszystkich źródeł danych, jak również koniecznych zmian w już istniejących systemach informatycznych podatnika, tak aby można je było wykorzystać w oferowanym narzędziu. Dodatkowo dysponujemy już przeprowadzonymi analizami ujednoliconych plików i wymagań, które musi spełniać podatnik.

Wdrożenie kompleksowego systemu informatycznego

Komponenty systemu:

1) Import danych z systemów źródłowych

Dzięki zastosowaniu autorskiej technologii VTS (VSoft Transformation Services) – narzędzia klasy ETL, dostarczane rozwiązanie umożliwi automatyczny import oraz konwersję danych z systemów źródłowych podatnika do hurtowni danych. Dane będą mogły być przekazywane w postaci plikowej (np. pliki tekstowe, Excel oraz stałopozycyjne), jak również w postaci dodatkowych interfejsów, które zostaną dostosowane według wymagań zamawiającego. Dzięki zastosowaniu algorytmów weryfikacji danych zyskujemy pewność pełnej poprawności przekazywanych danych przez różne jednostki oraz systemy zewnętrzne.

2) Hurtownia danych

Na podstawie przeprowadzonych analiz zarówno projektów struktur dostarczonych przez Ministerstwo Finansów, jak również formatu OECD SAF-T 2.0 zaprojektowaliśmy hurtownię danych, w której będą przechowywane dane konieczne do zaraportowania na potrzeby JPK. Zapewnia to wydajność oraz skalowalność rozwiązania.

3) Dostęp do danych

Umożliwiamy pełen dostęp do przechowywanych danych. Użytkownik przez interfejs dostępny przez przeglądarkę internetową ma możliwość przeglądania oraz korygowania danych z zachowaniem podwójnej weryfikacji przez uprawnionych do tego użytkowników. Zapewniamy ponadto mechanizm kontroli nad wczytywanymi do systemu danymi rozszerzony o możliwość tworzenia raportów weryfikacyjnych.

4) Tworzenie plików w formacie JPK

Na podstawie przechowywanych w hurtowni danych zapewniamy możliwość tworzenia wszystkich koniecznych plików w ujednoliconym formacie JPK w zadanych przez organy kontroli ramach czasowych. Pliki te będą sprawdzane pod kątem struktury oraz zawartości, aby zyskać 100% pewność poprawnej i spełniającej wymagania regulatora wysyłki do MF.


5) Podpisanie danych cyfrowo

Wytworzone pliki w formacie JPK muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego. Zapewniamy to wymaganie dzięki użyciu VDS (VSoft Data Signer), który umożliwia składanie podpisu elektronicznego na dowolnym dokumencie elektronicznym, niezależnie od wykorzystywanego certyfikatu oraz urządzenia do podpisu (czytnika kart).

6) Wysłanie danych do Ministerstwa Finansów

Zapewniamy możliwość wysyłania stworzonych plików JPK na odpowiedni interfejs Ministerstwa Finansów. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu we wdrażaniu systemów podatkowych w największych instytucjach finansowych wykorzystujących interfejs np. e-deklaracji podatkowych oferujemy sprawdzone rozwiązania, które ułatwią proces wysyłania danych w formacie JPK.

Zobacz nasze rozwiązanie dla obszaru sprawozdawczości.