Mobilne aplikacje wspierające i automatyzujące pracę w terenie (mobile field service) stają się podstawowym narzędziem zespołów pracujących poza biurem. Zgodnie z raportem Gartnera[1] 85%  badanych firm wykazało, że używają lub planują używać w ciągu 2 najbliższych lat aplikacji mobilnych dla pracowników w terenie.  

W zakresie wdrażania rozwiązań mobile field service przodują firmy z branży dóbr szybko zbywalnych, finansowej (windykacja bezpośrednia, sprzedaż, wizyty terenowe, procesy KYC) oraz telekomunikacyjnej i dostawcy mediów (zespoły monterskie i naprawcze). We wszystkich przypadkach aplikacja ma za zadanie sprawne przekazanie celu wizy i dostarczenie informacji niezbędnych do jej przeprowadzenia. Następnie zwrotnie szybkie (on-line) poinformowanie zlecającego o jej rezultacie w postaci raportu czy zamówienia. Ważne, aby aplikacja umożliwiała pracę w trakcie przeprowadzanej wizyty, a informacje były przekazywane na bieżąco, bez konieczności pracy biurowej po zakończeniu pracy w terenie, w biurze lub domu pracownika.

Realizacja zadań w terenie potrafi być bardzo droga. Dlatego coraz więcej firm szuka oszczędności poprzez usprawnienia pracy. Jak wybrać tą najlepszą i najbardziej dopasowaną do naszych potrzeb aplikację? Przy przeglądaniu dostępnych rozwiązań dobrze jest zadać 5 kluczowych pytań.

1. Kiedy aplikacja mobilna, a kiedy aplikacja WWW?  

Wsparcie aplikacyjne dla pracownika terenowego, który pracuje poza biurem, jest szansą na zwiększenie jego efektywności. Warto zatem zadać sobie kilka pytań, aby wybrać  rozwiązanie, które uczyni pracę szybszą i przyjemniejszą, a nie przyprawi go o dodatkową frustrację i stres.
Przy realizacji zleceń w dużych miastach, gdzie nie ma problemu z dostępem do sieci telekomunikacyjnej, dobrze sprawdzi się aplikacja WWW z dostępem on-line. Jeśli jednak nasi pracownicy docierają do bardziej „niedostępnych” miejsc, lepiej wybrać aplikację mobilną, umożliwiającą pracę niezależnie od dostępu do sieci, w trybie off-line.
Aplikacja WWW jest często wersją aplikacji biurowej, która nie jest w pełni przystosowana do pracy w otwartym terenie oraz na urządzeniach mobilnych. Dobrze zaprojektowana aplikacja mobilna pozwala na wykonywanie działań w terenie i jednoczesne wypełnianie raportu, wykonywanie zdjęć oraz notatek głosowych.

   2. Jak wykorzystać możliwości urządzenia mobilnego do wsparcia pracy w terenie?

Dobra aplikacja pozwala kompleksowo dokumentować realizowane zlecenie poprzez załączniki multimedialne: zdjęcia, filmy, nagrania itp. Takie dodatkowe elementy wysyłane wraz z raportem dokumentują wykonaną pracę w terenie lub przeprowadzoną wizytę u klienta. W połączeniu ze śledzeniem pozycji GPS dają 100% pewności wykonania zlecenia. Przydatną funkcjonalnością będzie także rozpoznawanie mowy i tworzenie w ten sposób notatki tekstowej załączanej do danego zadania.
Warto także docenić fakt, że nasi pracownicy już potrafią obsługiwać telefon i nakład szkoleniowy przed rozpoczęciem używania aplikacji będzie bardzo niewielki.

3. O czym pamiętać wybierając aplikację do pracy na zewnątrz?

Chcąc usprawnić pracę osoby w terenie, musimy przewidzieć specyfikę przebywania poza biurem, na otwartej przestrzeni i w zmiennych warunkach. Efektywność pracownika w terenie wzrośnie, jeśli będzie korzystał z aplikacji, która ma dedykowany interfejs graficzny dla pracy na urządzeniu mobilnym poza biurem.
Cechy które powinny wyróżniać dedykowany interfejs graficzny dla pracy w terenie:

• Duży kontrast ekranów i elementów graficznych – ułatwi to odczytanie informacji i wprowadzenie danych nawet w słońcu lub półcieniu,
• Pola wyboru i listy rozwijane dla większości (jeśli nie dla wszystkich) wprowadzanych danych,
• Nawigacja gestami i duże elementy graficzne – znacząco usprawni to pracę w aplikacji.

4. Jak zapewnić bezpieczeństwo danych na telefonie/tablecie?

Niezależnie od narzędzia pracy, dane klientów i inne informacje poufne muszą być odpowiednio zabezpieczone. Kluczowe jest więc, aby dane na urządzeniu były szyfrowane, a dostęp do nich kodowany PIN’em lub hasłem.
Wszystkie urządzenia mobilne podlegają także procesowi autoryzacji i weryfikacji pod kątem praw do połączenia, pobierania i przekazywania danych. Dobrze jest upewnić się, czy aplikacja oferuje szyfrowanie komunikacji pomiędzy urządzeniem mobilnym i częścią biurową (serwerową).
W celu spełnienia obowiązku ochrony danych osobowych, każdy dostęp do danych powinien być rejestrowany, a po realizacji zadania dane powinny być usuwane z urządzenia.
Kolejnym elementem zabezpieczenia jest zablokowanie możliwości robienia automatycznych zrzutów ekranów z aplikacji mobilnej.  
Bezpieczeństwo przekazywanych danych osobowych i finansowych  oraz audytowalność tego procesu jest szczególnie ważne w kontekście nowych regulacji RODO.

5. Jak elastycznie wspierać pracę przy realizacji zadań w terenie?

Oczekiwania klientów zlecających nam zadania do realizacji w terenie i wymagania rynku szybko się zmieniają. Pojawiają się nowe potrzeby w zakresie zbierania informacji przekazywanych zwrotnie zleceniodawcom. Należy pamiętać, że wybrana aplikacja powinna umożliwić elastyczne dostosowanie do tych potrzeb, a co za tym idzie – dać możliwość definiowania nowych zadań, nowych raportów oraz być przygotowana do łatwej integracji z naszymi systemami poprzez API i wymianę plików. W celu zapewnia elastyczności naszych procesów biznesowych powinniśmy móc konfigurować wygląd i zawartość nowego typu zadania oraz zakresu informacji przekazywanych w raporcie po jego wykonaniu. Zadbajmy, aby zmiany mogły być zrealizowane we własnym zakresie, bez konieczności zlecania prac do dostawcy aplikacji.
Dobrze zaprojektowana aplikacja z jednej strony umożliwi nam dostosowanie do nowych potrzeb rynku, a z drugiej zapewni spójność i walidację zbieranych danych. Tylko takie rozwiązanie zapewni elastyczność naszego biznesu.

[1] Gartner, 22 December 2014, Magic Quadrant for Field Service Management, dostęp 02.02.2017